Time Management: gestire il tempo per vivere meglio

Al giorno d’oggi, quando il tempo sembra essere un bene sempre più prezioso, l'abilità di gestire efficacemente le proprie attività e sfruttare al meglio le ore della giornata diventa fondamentale.

Il time management, o gestione del tempo, è diventato un elemento chiave per il successo personale e professionale. Si tratta, infatti, della capacità di creare un processo di pianificazione e controllo grazie a un insieme di competenze, strumenti e tecniche. Il tutto valorizzato al fine di realizzare specifiche attività, progetti e obiettivi entro un determinato periodo di tempo.

Vediamo insieme, dunque, come riuscire ad organizzarsi al meglio per ottenere risultati concreti e ridurre lo stress legato alle scadenze e alle responsabilità quotidiane.

Da dove cominciare per organizzare il proprio tempo.

Per prima cosa, per poter gestire il tempo in maniera efficace, bisogna avere ben chiaro quali attività dobbiamo svolgere e quanto tempo effettivo abbiamo a disposizione. Solo allora potremo iniziare a pianificare.

Indirizzare i propri sforzi sugli obiettivi e sui risultati piuttosto che sul numero di attività aiuta ad aumentare la concentrazione e la motivazione, ad eliminare la tendenza a procrastinare e a ridurre le distrazioni. L’importante, però, è che gli obiettivi da raggiungere siano SMART ovvero Specifici, Misurabili, Attuabili, Realistici e Terminabili in tempi definiti.

E queste sono solo le basi, perché la gestione del tempo è un problema complesso che non può essere banalmente risolto da un “algoritmo” o da una procedura. Vediamo dunque come approcciarlo e cercare di ottenere i migliori risultati.

Come risolvere un problema complesso.

Conoscendo un po’ più da vicino la teoria della complessità si impara che complicato e complesso non sono sinonimi. Un problema complicato richiede un approccio “procedurale” per la risoluzione. Il classico esempio è il cubo di Rubik: per quanto apparentemente molto difficile da risolvere, basta seguire alcune semplici regole che definiscono un vero e proprio algoritmo di risoluzione e si arriverà all’esito finale senza particolari sorprese o fatiche.

Un problema complesso invece è caratterizzato dall’instabilità e dall’imprevedibilità delle relazioni tra le variabili che lo compongono. Applicare un “protocollo di risoluzione” a un problema complesso può essere molto rischioso poiché una soluzione valida ieri o altrove può non essere valida qui e ora.

La gestione del nostro tempo è un problema complesso e non può essere affrontato con successo tramite un “protocollo di risoluzione” basato sull’efficientamento continuo. Il time management non ci salverà nella misura in cui, non necessariamente attraverso un uso più efficiente del nostro tempo, sapremo essere più efficaci, sereni, concentrati e produttivi.

Ecco perché qui di seguito abbiamo proposto 5 suggerimenti per migliorare significativamente la produttività attraverso una migliore gestione del tempo e della concentrazione.

1. Identifica le tue priorità.

Una delle prime cose da fare per organizzare il tuo tempo è identificare le tue priorità. Chiediti quali attività sono veramente importanti e contribuiscono al tuo obiettivo finale. Fai una lista delle attività che devono essere svolte e classificale in base alla loro importanza. Questo ti aiuterà a concentrare la tua energia sulle attività chiave e a evitare di sprecare tempo su compiti meno rilevanti.

2. Crea una pianificazione giornaliera o settimanale.

Una volta che hai identificato le tue priorità, è il momento di creare una pianificazione giornaliera o settimanale. Utilizza uno strumento che ti sia comodo, come un'agenda cartacea o un'applicazione sul tuo smartphone, per organizzare i tuoi impegni. Suddividi il tuo tempo in blocchi dedicati a specifiche attività e riserva spazi per le interruzioni e i momenti di pausa. Ricorda di essere realistico nelle tue aspettative e lascia margine per gli imprevisti.

3. Applica il principio di Eisenhower.

Il principio di Eisenhower, anche conosciuto come la matrice di Eisenhower, è un metodo efficace per distinguere le attività urgenti da quelle importanti. Si tratta di creare una matrice a quattro quadranti in cui si classificano le attività in base alla loro urgenza e importanza. Le attività urgenti e importanti vanno svolte immediatamente, mentre quelle importanti ma non urgenti possono essere programmate per il futuro. Le attività non importanti e non urgenti vanno eliminate o delegate ad altre persone.

4. Utilizza la tecnica del Pomodoro.

La tecnica del Pomodoro è una strategia popolare nel time management che prevede di lavorare in intervalli di tempo definiti. In pratica, consiste nel lavorare su una singola attività (monotasking) per un periodo di tempo prestabilito (solitamente 25 minuti), seguito da una breve pausa (5 minuti). Dopo quattro sessioni di lavoro, è possibile prendere una pausa più lunga. Questo metodo favorisce la concentrazione e aiuta a combattere la tendenza alla procrastinazione e alle distrazioni. Per queste ultime ti puoi aiutare anche con la funzione “non disturbare” che mette in pausa le notifiche e le chiamate durante il tempo di lavoro.

Ricordati anche di tenere traccia effettiva del tempo che utilizzi per completare i vari task.

5. Delega e impara a dire di no.

Spesso ci troviamo a voler fare tutto da soli, ma imparare a delegare e a dire di no è fondamentale per gestire il proprio tempo in modo efficace.

Scegli cosa davvero merita di stare nella tua lista, identifica le attività che possono essere delegate ad altri e non esitare a chiedere aiuto quando necessario. Impara anche a dire di no.

Qual è il punto debole del time management?

Il time management funziona se viene applicato con costanza. Occorre quindi un buono sforzo di volontà nel metterlo in atto, ma soprattutto nel portarlo avanti nel tempo. Altrimenti, genererà solo frustrazione. Se vuoi davvero rivoluzionare il tuo stile lavorativo e ottenere dei risultati reali, devi quindi essere pronto a mettere in campo una buona dose di autodisciplina.

Il time management non è una battaglia contro il tempo. È un’arte che apprendi con la pratica, e che solo attraverso questa impari ad applicare.

I manager più organizzati ed efficienti sono sicuramente quelli più ricercati e apprezzati. Se questo articolo ti ha fatto capire che potresti migliorare la tua gestione del tempo, consulta i nostri esperti e loro sapranno indirizzarti a individuare i task più inerenti al tuo ruolo e a sviluppare le competenze più apprezzate nel tuo settore.