Standup Meeting: le riunioni in piedi del metodo agile

Il metodo agile nasce per lo sviluppo di nuovi software, ma negli ultimi anni è stato implementato anche nei team di marketing o, in generale, in ogni dipartimento che abbia bisogno di aumentare la produttività.

Una delle basi di questo metodo è la riunione quotidiana, rapida e da svolgersi rigorosamente in piedi: lo Standup Meeting.

Vediamo insieme i vantaggi di questa tecnica per prendere decisioni.

Ogni giorno alla stessa ora.

Lo Standup Meeting è una riunione quotidiana molto breve, mai più di 15 minuti, in cui tutto il team si riunisce. Può essere una riunione fisica in un determinato luogo o ufficio, ma anche virtuale in videoconferenza.

Anche se ci si trova in sala riunioni, nessuno si siederà e si metterà comodo, proprio per non far durare la riunione più del necessario.

Tutti i giorni, alla stessa ora, tutti i membri del team sanno già dove andare e cosa fare, senza bisogno di lunghe ed estenuanti trattative per organizzare le agende. Già un grande vantaggio organizzativo che ottimizza i tempi.

Tre semplici, ma efficaci domande.

In questi 15 minuti ciascun membro del team dovrà rispondere, sinceramente, a tre semplici domande:

• cosa ho fatto ieri?

• cosa farò oggi?

• c’è qualche problema che mi impedisce di progredire nel mio task?

Nel caso in cui nessuno ha problemi da risolvere, la riunione si scioglie e il team di lavoro si ritroverà il giorno successivo sempre nello stesso posto e alla stessa ora.

Altrimenti, chi ha delle questioni da risolvere - e solo loro - si fermerà ancora un po’ per organizzarsi e capire come procedere per risolvere i blocchi all’avanzamento verso l’obiettivo. I problemi non si risolvono durante il meeting.

Per iniziare a utilizzare lo Standup Meeting serve un facilitatore.

Tutte le pratiche del metodo agile puntano all'autosufficienza e autogestione dei team di lavoro, Tuttavia, quando si comincia, è sempre meglio avvalersi di un esperto facilitatore che eviti gli impasse che possono esserci quando non si padroneggia un metodo. Generalmente il facilitatore è anche il Project Manager, perché ha una visione d’insieme del progetto.

A tendere, però, il team di lavoro imparerà a gestire autonomamente la pratica e a vedere il lavoro di ciascuno come collegato a quello degli altri in un unico processo. Il Project Manager interverrà quindi solo in caso di blocchi che il team non riesce a risolvere e si farà carico, nella normalità delle cose, di assistere e riportare agli stakeholder i progressi e i risultati raggiunti.

All’inizio potrà sembrare tutto molto complicato, ma una volta imparato a gestire i tempi senza perdersi in chiacchiere e andando subito al punto, lo Standup Meeting diventerà l’alternativa funzionale ed efficace alle riunioni fiume che generalmente non portano a nulla.