Onboarding: accogliere i nuovi assunti in sicurezza

Il processo di accoglienza dei nuovi assunti, onboarding, è già abbastanza complesso nella normalità delle cose. In tempi di emergenza sanitaria e distanziamento, a maggior ragione, diventa indispensabile rivedere le procedure in modo da garantire sicurezza ma anche empatia ed evitare che i nuovi arrivati si sentano emarginati dal team.

Vediamo insieme come rivedere le procedure alla luce delle nuove disposizioni sanitarie e di sicurezza.

Siate sempre pronti e sicuri, senza lasciare nulla al caso.

Il lockdown e la pandemia hanno scardinato buona parte delle nostre certezze e hanno portato il caos nelle nostre vite. Nel processo di onboarding il datore di lavoro si dovrà mostrare ancora più pronto e competente, senza lasciare nulla al caso, per trasmettere sicurezza al nuovo arrivato.

Quindi ricordatevi di preparare in anticipo tutti i documenti che il nuovo assunto dovrà firmare e magari inviateglieli per e-mail qualche giorno prima, di modo che li possa valutare con calma.

Assicuratevi che tutto ciò che può servire al nuovo arrivato sia pronto e disponibile da subito. Scrivania, computer, password, accessi alle varie reti e ai vari programmi… quando comincerà dovrà poter essere pienamente operativo.

Programmate “welcome meeting” e fate un elenco chiaro di tutti i compiti che il nuovo assunto dovrà portare a termine nel primo mese. Questo lo aiuterà ad inserirsi da subito nei ritmi aziendali e ad organizzarsi, soprattutto se dovrà svolgere le sue attività da remoto; magari in un ambiente domestico non proprio adatto a concentrarsi e prendere confidenza con nuove procedure e attività.

Predisponete tutta una serie di strumenti digitali che possano aiutare il nuovo dipendente ad inserirsi in azienda anche se dovrà cominciare a lavorare da remoto: applicazioni per la videoconferenza, piattaforme di comunicazione coi colleghi, strumenti di e-learning per acquisire nuove tecniche o specifiche abilità.

Adattate la procedura di onboarding al nuovo assunto.

Non è vero che un’unica procedura di accoglienza in azienda va bene per tutti i nuovi arrivati, specialmente in un periodo delicato come quello della nuova normalità. È vero, alcune procedure di sicurezza e di distanziamento devono essere rispettate, ma è l’approccio personale a fare la differenza.

Cercate di conoscere il vostro nuovo collaboratore al di là del suo curriculum e stimolate con lui un rapporto uno-a-uno, evitando di farlo sentire un numero dei tanti. Per darvi un’idea ecco qualche domanda che potrebbe stimolare la conversazione in modo empatico:

• Hai già fatto un lavoro simile a quello che farai per la nostra azienda?
• Qual è la fase di un progetto che ti piace di più? Perché?
• Quali sono i tuoi interessi nella vita privata? Come si possono collegare al tuo nuovo lavoro?
• Ti sei posto degli obiettivi da raggiungere durante la tua permanenza nella nostra azienda?

Ricordatevi anche di interfacciarvi diversamente a secondo se il nuovo assunto è un neolaureato o una figura di esperienza. Individuate per ciascuna figura dei task precisi, che siano coerenti con le sue capacità e conoscenze. Un candidato di esperienza avrà bisogno di capire le procedure aziendali più che quelle produttive del settore, mentre un nuovo assunto alle prime armi nel vostro settore avrà magari bisogno anche di una formazione tecnica sul prodotto. Così eviterete di perdere tutti del tempo prezioso su obiettivi superflui.

L’onboarding è un processo che richiede tempo: abbiate pazienza.

Acquisire familiarità con le procedure aziendali, le policy, i manuali di formazione sono cose che richiedono tempo. In un momento in cui spesso ci si trova a lavorare da casa, in un ambiente famigliare dove le distrazioni sono decisamente superiori che in ufficio, questo tempo si dilata ulteriormente.

In tempi di crisi è stato stimato che ci vogliono sei settimane per familiarizzare con le nuove abitudini aziendali. Abbiate, dunque, pazienza e pianificate le attività per il nuovo assunto in accordo coi suoi tempi. E quando gli assegnerete i primi progetti, mettete a budget un tempo extra perché li porti a termine, almeno per i primi mesi.

Può essere utile, per non accumulare ritardi nel processo produttivo, assegnare un mentore al nuovo arrivato. Scegliete un dipendente di esperienza che possa guidare il novizio direttamente sul campo, aiutandolo a prendere confidenza con le procedure e le varie attività in modo diretto. Ma soprattutto fate spesso il punto della situazione col nuovo assunto: vi aiuterà a capire quali sono le sue difficoltà e a risolverle insieme al più presto, per il bene dell’azienda.

Date al nuovo arrivato un benvenuto in linea con il vostro e il suo stile.

È sempre importante dare al nuovo assunto un benvenuto che lo faccia sentire da subito parte integrante dell'azienda, ma attenzione a non esagerare!

In momenti di difficoltà e distanziamento si tende a compensare, oltrepassando i limiti. Quindi niente videocall con tutto lo staff per dare il benvenuto al nuovo collega, ma privilegiate, semmai, dei piccoli luoghi di incontro, anche virtuali, per dare modo a ciascuno di presentarsi e di creare relazioni spontanee, come avverrebbe nella normalità delle cose, nell’area relax davanti alla macchinetta del caffè.

Sicuramente mancheranno tutti quei momenti di team building che, nella normalità delle cose, avrebbero cementato i rapporti di complicità nel vostro staff, ma cercate comunque di organizzare incontri, in piccoli gruppi o virtuali, che creino community tra i vostri dipendenti.

Naturalmente, insieme a tutte queste pratiche personali, dovrete tenere in buona considerazione tutte le norme di distanziamento e di sicurezza prescritte per fare fronte alla pandemia. Questo significa avere ancora una maggiore cura di ogni dettaglio dell’onboarding. Ma se sarete flessibili e vi adatterete agilmente alla situazione, riuscirete ad avere un onboarding sereno e proficuo anche in un momento così difficile.