Cultura della riunione: consigli per non perdere tempo

Dal primo lockdown, l’immagine che ci è rimasta e che tutti noi abbiamo collegato a questo periodo di smart working è sicuramente quella di infinite riunioni online che si susseguivano senza soluzione di continuità. E quante volte ci siamo sentiti “prigionieri” e abbiamo avuto la sensazione di aver perso un sacco di tempo?

Ma questa sensazione, di sicuro, l’abbiamo avuta spesso anche durante le riunioni in presenza in azienda, quindi non si tratta di una problematica legata al lavoro da remoto e alla scarsa empatia del mezzo digitale. È una questione di cultura della riunione!

Vediamo insieme di cosa si tratta e come la possiamo portare in azienda per far fruttare al meglio i momenti di riunione.

La riunione è qualcosa che coinvolge tutti quelli che vi partecipano.

Spesso quando partecipiamo a un meeting, abbiamo un atteggiamento da spettatori: sono stato chiamato per ascoltare qualcuno che snocciola dati, al massimo rispondo se mi fanno qualche domanda.

Ecco, questo è l’atteggiamento che poi ci porta dritti a pensare di aver perso tempo… e a perderlo davvero!

Dobbiamo imparare ad assumere un ruolo attivo e propositivo, a interagire con tutti gli interlocutori e ad avanzare delle proposte, non solo a criticare quelle degli altri. Per fare questo al meglio sarà necessario, quindi, dedicare qualche momento a preparare gli argomenti all’ordine del giorno, a documentarsi e a fare qualche riflessione in proposito.

L’obiettivo della riunione non deve essere quello di essere informati da qualcuno su una nuova procedura (basterebbe una circolare inviata per mail) o della sua decisione in proposito a qualche progetto: dobbiamo imparare a discutere in modo costruttivo e ad arrivare ad una soluzione reale e utile per tutti.

Qualche regola: il galateo della riunione.

Per far funzionare una riunione in modo ordinato ed efficace, è necessario rispettare semplici regole.

Si tratta più che altro di criteri di buon senso, come lasciare i telefonini in modalità silenziosa o non distrarsi a chiacchierare col vicino o a guardare i social mentre parlano gli altri.

Bisogna ascoltare con attenzione, perché a volte anche se la proposta sembra assurda, potrebbe farci riflettere e farci elaborare una soluzione praticabile e utile.

Il fatto, però, che minaccia più seriamente l’andamento di una riunione è l'arrivo del ritardatario.

Premesso che ciascuno dovrebbe fare attenzione e organizzarsi in modo da arrivare per tempo (fa parte anche quello del galateo di rispetto reciproco tra i partecipanti), il ritardo può capitare.

In questo caso è utile che ciascuno dia il suo contributo a ricapitolare quanto detto fino ad allora, sia per informare in modo plurale il ritardatario che per cementare ancora di più il gruppo di lavoro e rafforzare la cultura della riunione.

Naturalmente non sarà necessario che il ritardatario si perda in giustificazioni sul perché del non essere arrivato all’inizio della riunione: non è utile all’efficacia dei lavori.

Come introdurre la cultura della riunione in azienda.

Ogni gruppo, anche il più affiatato, difficilmente ha già una sua cultura della riunione senza che non ci sia un leader a portarla. Almeno per le prime volte, sarà il manager ad occuparsi dell’organizzazione della riunione. Forse all’inizio sarà difficile introdurre le nuove abitudini, ma ben presto tutto il team si accorgerà della loro efficacia e comincerà ad essere sempre più coinvolto.

Questo è il momento di cominciare a demandare alcune funzioni: l’organizzazione, la conduzione… Così tutti si sentiranno ancora più coinvolti e percepiranno il meeting non come un evento imposto ma come un momento creativo e produttivo. Specialmente quando gli incontri avvengono con una certa periodicità, potrebbe essere utile assumere, a rotazione, l’incarico di organizzare e moderare la riunione.

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