Back to work, e se lo smart working restasse in vacanza?

Le vacanze sono ormai un fresco ricordo per buona parte degli italiani, ma al rientro in ufficio, oltre alla solita routine, in molti troveranno delle sorprese. Il comune denominatore è “overbooking”. Un termine ricorrente quando si tratta di prenotazioni, trasporti o pacchetti vacanze, ma che in tanti potrebbero ritrovare una volta disfatte le valigie e recuperata la borsa di lavoro. In realtà si tratta di un fenomeno in buona parte già percepito nei mesi precedenti, quando accedere ad una sala riunione cominciava ad essere meno scontato del previsto.

Ebbene, una volta rientrati in ufficio prenotare una sala riunioni risulta spesso ancora più complesso. Un fenomeno che di certo si spiega con la ripresa dei fascicoli aperti della pausa estiva e che ora si accavallano con le nuove pratiche, commesse, incarichi del mese in corso. In realtà lo stesso avviene per le postazioni di lavoro, per la grande parte degli uffici open space che negli ultimi anni stanno caratterizzando i luoghi di lavoro in una logica più fluida e flessibile rispetto alle configurazioni a postazione fissa più tradizionali.

New way of working

L’impatto sul mondo del lavoro imposto dalle misure sanitarie legate al Covid-19 ha determinato una nuova cultura dell’habitat degli uffici. Dal lavoro da remoto si è passati allo smart working, una pratica che nel tempo ha lasciato il posto ad una filosofia, una new way of working assimilata con fatica, soprattutto dal business nostrano, più ancorato al percorso casa-ufficio rispetto ad altri contesti internazionali. Tanto che lo smart working rappresenta oggi uno strumento essenziale nella valutazione delle offerte di lavoro da parte dei più giovani, a partire da coloro che si affacciano per la prima volta sul mercato occupazionale.

Cinque anni dopo la Pandemia

A distanza di cinque anni dalla Pandemia del 2020, sono molte le realtà che hanno modificato il regolamento interno rispetto all’utilizzo dello smart working. In molti casi dai 3 giorni su 5 di lavoro in remoto si è passati a 2, mentre in altri contesti con il mese di settembre i giorni di lavoro in presenza sono passati a 4 su 5.  Un passo molto indicativo rispetto alla tendenza generale, sempre in attesa che l’opzione “settimana corta” possa essere considerata dal mondo dell’impresa a dispetto di un iter legislativo in colpevole ritardo.

D’altronde, rinunciare totalmente allo smart working resta un’opzione troppo estrema per molte aziende, in primis in funzione del rapporto con i dipendenti, ma proprio in luogo del cambiamento citato dell’ambiente lavorativo e delle sue dinamiche.

In questi anni abbiamo sperimentato qualcosa di diverso e ritornare completamente al passato sarebbe rischioso, dato che 7 professionisti su 10 dichiarano di non voler rinunciare allo smart working, ritenuto ormai un diritto inalienabile.

Il valore aggiunto dell’ambiente-Ufficio

Eppure il lavoro non dovrebbe consistere solo nello svolgere il proprio incarico. In un ambiente d’ufficio, le persone potrebbero essere più propense a fermarsi nel tuo ufficio e potrebbe esserci un momento informale e conversazioni su nuove idee che potrebbero portare a una serie di discussioni, progetti o iniziative. Il lavoro in presenza potrebbe portare a migliori risultati, ma potrebbe anche richiedere più tempo, il che potrebbe essere associato a livelli maggiori di burnout.

Una nuova sfide per le Risorse umane

Con il ritorno in ufficio sarà più facile avere conversazioni complesse di persona. La sfida per le risorse umane sarà gestire la transizione e ridefinire le aspettative delle persone che potrebbero sentirsi personalmente deluse o avere difficoltà con il “trasloco”. Tutto ciò comporta una sfida per gli uffici delle Risorse umane, timonieri di una transizione verso un futuro non ancora decifrabile e soggetto alle variabili dettate dalle congiunture internazionali.

I numeri dello smart working in Italia

Secondo i principali indicatori statistici il numero di lavoratori da remoto nel 2024 è sostanzialmente stabile: 3,55 milioni rispetto ai 3,58 milioni del 2023 (-0,8%). Lo smart working cresce nelle grandi imprese, dove coinvolge quasi 2 milioni di lavoratori (1,91 milioni, +1,6% sul 2023), vicino al picco della pandemia, con il 96% delle grandi organizzazioni che oggi hanno consolidato delle iniziative. Cala invece nelle PMI, passando a 520mila lavoratori dai 570mila dell’anno scorso, e resta pressoché stabile nelle microimprese (625mila nel 2024, 620mila nel 2023) e nella PA (500mila nel 2024, 515mila nel 2023).

• Lo smart working aumenta nelle grandi imprese, resta stabile in microimprese e PA, in calo nelle PMI

• Per compensare il rientro in ufficio i lavoratori agili vorrebbero flessibilità oraria o un aumento di stipendio del 20%

• Meno di un’azienda su dieci ha la settimana corta. Quasi una grande azienda su tre prevede forme di International Smart Working

Nuove forme di flessibilità

Meno di 1 azienda su 10 ha adottato la settimana corta, ma nonostante una diffusione ancora contenuta, questa sta riscontrando interesse, non solo per il miglioramento della produttività.

Settimana corta, quali vantaggi:

• Per il 91% delle aziende migliora il bilanciamento fra vita privata e lavorativa delle persone.

• L’89% l’adotterebbe per aumentare la soddisfazione lavorativa e l’engagement.

• Il 56% per essere più attrattive sul mercato del lavoro.

Nuovi spazi e sostenibilità

Cresce l’attenzione al ripensamento degli spazi di lavoro per renderli più efficaci ed attrattivi in un modello di lavoro smart.

• Il 78% delle grandi imprese presenta spazi flessibili e riconfigurabili che permettono un uso efficace degli ambienti. Soluzioni presenti anche nel 49% della PA e nel 34% delle PMI.

• Il 56% delle grandi imprese e il 28% di PMI e PA introducono nelle loro sedi spazi dedicati al recupero delle energie e alla socializzazione

• Restano ancora poco diffuse le soluzioni per il benessere fisico come gli standing desk.

Molto è ancora da fare sul tema della sostenibilità degli spazi di lavoro, soprattutto dal punto di vista ambientale.

Gli interventi ultimati, nel 63% delle grandi imprese, nel 54% delle PMI e 56% delle PA, si concentrano principalmente su sistemi che permettono di segmentare gli spazi, evitando il riscaldamento o raffreddamento degli ambienti quando non usati.

Meno diffusi sono gli arredi con materiali sostenibili e di riciclo, presenti nel 40% delle grandi imprese, 15% delle PMI e 12% delle PA. Rispetto al tema dell’inclusività solo il 26% delle grandi imprese, il 13% delle PMI e il 21% delle PA hanno elementi che rendono gli spazi accessibili a persone con esigenze non standard, come percorsi tattili e scelte cromatiche pensate per chi ha difficoltà visive.